Regulamin

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem Konferencji jest Stowarzyszenie Data Community Poland (KRS: 0000471639) reprezentowane przez Zarząd Stowarzyszenia.
2. Zamawiającym jest osoba fizyczna lub prawna, która złożyła zamówienie na usługi korzystając z Formularza Zgłoszeniowego pod adresem: REJESTRACJA
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Formularza Zgłoszeniowego uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Wypełnienie i wysłanie Formularza Zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.

II. WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Warunkiem udziału w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:
   1. Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego znajdującego się pod adresem: REJESTRACJA
   2. Potwierdzenie przyjęcia Formularza Zamówieniowego przez Organizatora. O przyjęciu bądź nieprzyjęciu formularza Organizator poinformuje Zamawiającego za pomocą poczty elektronicznej.
   3. Potwierdzenie zostanie przesłane przez Organizatora drogą elektorniczną na adres email podany w Formularzu Rejestracyjnym łącznie z fakturą proforma w ciągu 2 (dwóch) dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego.
   4. Dokonanie płatności przelewem zgodnie z trybem opisanym w pkt. IV Regulaminu.
   5. Po uregulowaniu płatności za fakturę pro forma, Zamawiający otrzyma w ciągu maksymalnie 14 dni potwierdzenie rozliczenia zamówienia drogą elektorniczną na adres email podany w Formularzu Rejestracyjnym, które jednocześnie pełni funkcję biletu wstępu na Konferencję. Dokument ten będzie zawierał niezbędne informacje dotyczące udziału w wydarzeniu.
   6. Otrzymanie wpłaty zgodnie z pkt. II.1.d stanowi zawarcie umowy między Organizatorem a Zamawiającym.
   7. Zamawiający, poprzez zgłoszenie udziału w Konferencji, wyraża zgodę na to, że jego wizerunek może być wykorzystany w materiałach promocyjnych oraz dokumentujących wydarzenie, w tym na stronie internetowej Konferencji, w publikacjach drukowanych i w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, Youtube) oraz platformach hostujacych nagrania online (Whova, Bigmarker, Vimeo). Zamawiający zgadza się również, że Organizator ma prawo do wykorzystania jego wizerunku w celach związanych z promocją przyszłych edycji konferencji oraz działalnością organizacyjną.
   8. Zamawiający potwierdza, że udziela Organizatorowi nieodpłatnej, nieograniczonej w czasie i terytorium licencji na wykorzystanie jego wizerunku w sposób opisany w powyższym punkcie.
   9. Zamawiający ma prawo wycofać zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w celach opisanych w punkcie 1, jednakże wycofanie to nie będzie miało skutku wstecz, tj. nie będzie dotyczyło już opublikowanych materiałów. Uczestnik może wycofać zgodę na okres jednego roku od daty udzielenia zgody, poprzez wysłanie wiadomości pocztą elektroniczną na adres: sqlday@datacommunity.pl , po upływie tego czasu zgodę należy ponownie udzielić w formie pisemnej.

III. ZASADY KONFERENCJI

1. Termin i lokalizacja jest podana na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://sqlday.pl/
2. Cena za udział w Konferencji jest podana na stronie internetowej Konferencji i/lub na formularzu zgłoszeniowym. Obejmuje wyłącznie to, co zostało wyszczególnione na stronie internetowej w opisie Konferencji.
3. Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data otrzymania płatności przez Organizatora.
4. Termin przesłania Formularza Zgłoszeniowego na Konferencję upływa na 3 dni przed jej rozpoczęciem. Po tym terminie zgłoszenia będą przyjmowane warunkowo.
5. Prawo udziału w Konferencji przysługuje przedstawicielom Zamawiającego w liczbie wynikającej z wypełnionych Formularzy Zgłoszeniowych. Zamawiający określi te osoby z imienia i nazwiska, nie później niż na 3 (trzy) dni przed dniem rozpoczęcia Konferencji.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania wszystkich dostępnych miejsc przeznaczonych dla uczestników Konferencji.
7. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja. W szczególności ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
8. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc Organizator nie gwarantuje indywidualnym uczestnikom możliwości udziału w poszczególnych sesjach.
9. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie, lub osoby oddelegowane przez Zamawiającego do uczestnictwa w Konferencji, zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja.
10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy będące własnością Zamawiającego lub osób oddelegowanych przez Zamawiającego do uczestnictwa w Konferencji, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
11. Zamawiający zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
12. Nagrania sesji będą udostępnione Zamawiającemu przez 90 dni po zakończeniu Konferencji w aplikacji konferencyjnej. Zamawiający będzie miał możliwość odtworzenia nagrań w dowolnym czasie i miejscu, wyłącznie do celów prywatnych i niekomercyjnych.
13. Pakiet gadżetów konferencyjnych będzie dostępny tylko dla Zamawiającego, który bierze udział w Konferencji na miejscu.
14. Organizator Konferencji zapewnia obiad oraz drobne przekąski i napoje (kawa, herbata, woda, sok) dla Zamawiającego.

IV. WARUNKI I TERMINY PŁATNOŚCI

1. Obowiązującym sposobem płatności jest przedpłata przelewem dokonana na podstawie otrzymanej od organizatora faktury pro forma. Wysokość przedpłaty wynosi 100% opłaty Konferencyjnej wyliczonej na Formularzu Zgłoszeniowym, chyba że strony ustalą inaczej. Opłata za Konferencję powinna zostać uiszczona w terminie wskazanym na fakturze pro forma. Dodatkowo istnieje możliwość dokonania płatności przy użyciu systemy PayU.
2. W przypadku wypełnienia przez Zamawiającego Formularza Zgłoszeniowego w terminie krótszym niż 3 dni przed rozpoczęciem Konferencji, opłata za Konferencję powinna zostać dokonana przed Konferencją na podstawie otrzymanej faktury pro forma, przy zachowaniu warunku, że posiadanie potwierdzenia dokonania przelewu jest konieczne do wzięcia udziału w Konferencji.
3. Po otrzymaniu płatności Organizator wystawi, w terminie 14 dni, fakturę VAT dla Zamawiającego.
4. Faktury są wysyłane wyłącznie elektronicznie na podany podczas rejestracji adres e-mail. Organizator nie wysyła papierowych wersji faktur drogą pocztową.
5. Podane ceny w cenniku są cenami netto.
6. W formularzu rejestracyjnym ceny zawierają podatek 23% VAT.

V. ZMIANA SPOSOBU UCZESTNICTWA W KONFERENCJI

1. Zmiana sposobu uczestnictwa w Konferencji przez Zamawiającego może nastąpić wyłącznie w drodze oświadczenia przesłanego pocztą elektroniczną na adres: sqlday@datacommunity.pl
2. Zamawiający ma prawo do zmiany sposobu uczestnictwa w Konferencji ze stacjonarnego na zdalny, bez podania przyczyny.
3. W przypadku chęci zmiany sposobu uczestnictwa przez Uczestnika w Konferencji na sposób zdalny w terminie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji, pobierana będzie opłata manipulacyjna w wysokości 20% ceny zakupionego biletu.
4. W przypadku zmiany sposobu uczestnictwa przez Uczestnika w Konferencji na sposób zdalny w terminie dłuższym niż 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji, nie pobierana będzie żadna dodatkowa opłata.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy zmiany sposobu uczestnictwa w Konferencji, jeśli brak będzie technicznych możliwości zapewnienia uczestnictwa zdalnego.

VI. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W KONFERENCJI

1. Rezygnacja przez Zamawiającego z udziału Konferencji może nastąpić wyłącznie w drodze pisemnego oświadczenia, przesłanego pocztą elektroniczną na adres: sqlday@datacommunity.pl.
2. Przyjęcie odwołania będzie potwierdzone przez Organizatora e-mailem na adres podany w zgłoszeniu. W takim przypadku dokonana opłata Konferencyjna jest zwracana na podany przez Zamawiającego numer rachunku bankowego.
3. Bezkosztowa rezygnacja z udziału w Konferencji jest możliwa na 14 dni przed planowanym terminem Konferencji. W przypadku rezygnacji w terminie późniejszym Organizator pobierze opłaty manipulacyjne w następujących wysokościach:
   1. 50% wartości zamówienia w przypadku rezygnacji od 13 do 7 dni przed planowanym terminem Konferencji,
   2. 100% wartości zamówienia w przypadku rezygnacji od 6 do dnia rozpoczęcia Konferencji.
4. Zamawiający ma prawo do zamiany Uczestnika Konferencji. W takim przypadku wpłacona opłata Konferencyjna nie jest zwracana.
5. W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji, zamawiający ponosi pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z formularzem rejestracyjnym.

VII. ZMIANY TERMINÓW I WYSOKOŚCI OPŁATY ZA UDZIAŁ W KONFERENCJI

1. Organizator ma prawo przedłużyć terminy rejestracji, a co za tym idzie – zmienić terminy dokonywania opłat za udział w Konferencji.
2. Organizator ma prawo skrócić rejestrację w przypadku gdy liczba zgłoszonych uczestników przewyższa pojemność sal przeznaczonych na konferencję.
3. O ewentualnych zmianach terminów Organizator zobowiązuje się informować na stronie internetowej https://sqlday.pl/
4. Organizator ma prawo zwolnić z opłat rejestracyjnych lub obniżyć opłaty rejestracyjne dla wybranych grup uczestników Konferencji.

VIII. REKLAMACJE

1. Każdy Zamawiający ma prawo do składania reklamacji dotyczących Konferencji w terminie 14 dni roboczych od daty zakończenia Konferencji.
2. Reklamacje należy przesyłać wyłącznie za pomocą poczty elektronicznej na adres sqlday@datacommunity.pl.
3. Reklamacja zostanie rozpatrzona w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Organizatora.
4. W przypadku, gdy postępowanie reklamacyjne będzie wymagało dodatkowych czynności wyjaśniających, Organizator ma prawo do wydłużenia czasu rozpatrywania reklamacji i powiadomienia o tym fakcie w ciągu 7 dni od otrzymania reklamacji.
5. Powiadomienie o rozstrzygnięciu reklamacji zostanie przesłane do Zamawiającego wyłącznie za pomocą poczty elektronicznej na adres podany w reklamacji.
6. Reklamacje złożone po przekroczeniu terminu, o którym mowa w punkcie 1 rozdziału 7, nie będą rozpatrywane.

IX. ODWOŁANIE KONFERENCJI

1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować jakość Konferencji zgodną z jej opisem.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. Wówczas wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.
3. Przez zdarzenia losowe Organizator rozumie:
   1. powódź,
   2. pożar w budynku, w którym ma się odbyć Konferencja,
   3. konflikt zbrojny,
   4. awaria w budynku, w którym ma się odbyć Konferencja, taka jak: awaria instalacji elektrycznej, wodno-kanalizacyjnej, gazowej, grzewczej, klimatyzacyjnej, pożarowej lub innej, której wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim budynku,
   5. zamieszki uliczne,
   6. katastrofa drogowa, lotnicza, kolejowa, która uniemożliwia dojazd do miejsca odbycia Konferencji, jak również bezpieczne jej przeprowadzenie,
   7. inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników Konferencji w przypadku jej odbycia.
4. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez polskie prawo Organizator wyłącza swoją odpowiedzialność z tytułu szkód poniesionych przez Uczestników w związku z organizacją, przebiegiem, odwołaniem lub przesunięciem terminu Konferencji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za korzyści utracone przez Uczestników z tego tytułu. W przypadku zbiegu odpowiedzialności kontraktowej i z tytułu czynu niedozwolonego, uczestnik może dochodzić odszkodowania w granicach określonych powyżej, wyłącznie na podstawie postanowień niniejszego paragrafu.

X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Dodatkowe informacje i postanowienia znajdujące zastosowanie do Uczestników Konferencji:
   1. w wyniku dokonania rejestracji, dochodzi do zawarcia umowy o udział w Konferencji, a postanowienia niniejszego regulaminu stanowią integralną część takiej umowy.
   2. Wszelkie zapytania dotyczące procesu rejestracji należy kierować drogą elektroniczną na adres: sqlday@datacommunity.pl